Trop d'emails au travail : envoyer des messages qu'on a envie de lire
Je reçois trop de mails. Je dois passer une heure par jour sur ma boite de réception juste à trier ce qui me concerne ou pas… Comment devenir économe et avoir de l’impact quand j’envoie un mail ?
Votre boite mail est régulièrement surchargée et c'est une bataille constante pour être à jour des messages reçus. Comment retrouver l'efficacité originelle de la correspondance par courrier électronique ?
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La situation : je reçois trop de mails et pas que la semaine du #BlackFriday. En réalité, je dois passer une heure par jour sur ma boite de réception juste à trier ce qui me concerne ou pas… Comment devenir économe et avoir de l’impact quand j’envoie un mail ?
5 réflexes pour que vos emails suscitent une réponse
Être concis
5 lignes maximum, formule de politesse comprise. Voilà un objectif qui vous forcera à être direct et sans équivoque. Si ça ne rentre pas, optez pour un coup de téléphone. Ça fera un mail en moins dans la messagerie de vos collègues et leur donnera sans doute envie d'en faire autant :-)
Travailler votre objet
L’objet de l’email est la seconde chose que l’on lit, après le nom de l’expéditeur. C’est aussi ce qui nous fait ouvrir et donc découvrir votre message. Enfin, c’est ce qui permet à tout le monde de le retrouver rapidement dans vos archives, ça vaut donc la peine de prendre quelques secondes pour y réfléchir.
Réduire la liste de diffusion
Ayez une consommation raisonnée des cc pour éviter les chaines quasi-éternelles qui polluent nos messageries et nous empêchent d’aller plus rapidement à l’essentiel. Evitez par exemple le bouton "répondre à tous" pour simplement remercier la personne qui vous fait une mise en relation.
Penser action
Aidez votre interlocuteur à vous aider. Expliquez clairement ce que vous attendez d’elle ou de lui et sous quels délais. Proposez des dates plutôt qu'une disponibilité !
Relancer habilement
À défaut de réponse à votre message, programmez une relance en mettant en contexte votre demande afin de simplifier le passage à l’action de votre interlocuteur. Pensez aussi à utiliser les canaux de communication alternatifs (téléphone, messagerie instantanée).
Conclusion
Voici quelques tactiques pour améliorer votre communication asynchrone. Dernier point, si vous n'arrivez pas à converger en moins de 3 messages échangés, c'est qu'il est temps de vous parler en mode synchrone (face-à-face ou téléphone).
Pour finir, voici quelques autres défis à explorer dans le même thème :
