Réunions inutiles : comment les éviter ?
On m’invite à une réunion à laquelle je n’ai a priori pas de raison d’assister, comment l’expliquer à mes collègues sans les vexer ?
On passe en moyenne 8 heures par semaine en réunion. Il y a sans doute un moyen d'optimiser les choses pour n'assister qu'aux points lors desquels on a un rôle personnel à jouer.
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La situation : On m’invite à une réunion à laquelle je n’ai a priori pas de raison d’assister, comment l’expliquer à mes collègues sans les vexer ?
4 actions simples pour améliorer vos réunions
Questionner votre présence
Commencez par demander à votre collègue l’ordre du jour et pourquoi votre présence est requise : il se peut que certains éléments vous échappent. Une fois le contexte clarifié, exposez la priorisation que vous souhaitez faire entre votre présence et le travail sur un autre projet, par exemple.
Proposer de l’aide pour la réunion
Ne pas assister à cette réunion ne doit pas signifier que vous vous désintéressez du sujet ou que vous n’avez pas de rôle à jouer. Vous pouvez par exemple suggérer de passer 5 ou 10 minutes en début ou fin de séance pour éclaircir un point spécifique. Vous pouvez également proposer d’aider en amont.
Suivre les actions
Si votre présence n’est pas requise, veillez toutefois à suivre le compte-rendu des actions prises ou à prendre pour rester informé et réaliser celles qui vous incomberaient.
Débriefer avec votre collègue
Prendre 2 minutes pour discuter avec votre collègue et savoir comment cette réunion s’est déroulée vous permettra de vérifier avec lui que votre absence n’a pas été bloquante. Cela vous aidera aussi à pérenniser ce fonctionnement asynchrone.
Conclusion
La volonté d'éviter les réunions inutiles illustrent le besoin d'améliorer la gestion du temps dans votre équipe. Si vous souhaitez creuser le sujet ensemble, il y a une box pour ça.
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