Les interruptions au travail sont monnaie courante.

Pourtant, leur coût est considérable : il faut en moyenne près de 30 minutes pour se replonger dans sa tâche après avoir été interrompu.

Mises bout à bout, ces interruptions coûtent du temps, de l'énergie, et de l'argent.

Comment mieux les gérer et soulager sa charge mentale ?

C'est le sujet qu'on aborde ensemble aujourd'hui.

Les interruptions ne sont pas un problème en soi

Un étude récente (Brumby, Janssen & Mark, 2019) a fait le point sur toutes les études traitant du sujet des interruptions au travail.

Voici les principales conclusions tirées par les auteurs de cette analyse :

• Les interruptions coûtent du temps et peuvent entraîner des erreurs
• Les interruptions courtes sont moins perturbantes que les interruptions longues
• Les interruptions survenant lors d'une pause "naturelle" dans une tâche sont moins perturbantes
• Les interruptions qui ont un rapport avec la tâche en cours sont moins perturbantes
• Reprendre une tâche trop rapidement peut entraîner des erreurs
• Le temps mis à se replonger dans la tâche peut s'expliquer par ce qu'on appelle le "processus de récupération en mémoire"
• Les personnes sont presque aussi souvent interrompues par elles-mêmes que par des sources externes
• Les gens travaillent souvent sur plusieurs tâches en même temps, et dans ce cas, les interruptions sont importantes pour suivre ces différentes activités
• Les interruptions peuvent être une source de stress, en particulier les interruptions par email
• Les interruptions peuvent donner l'occasion de faire une pause, et les gens font des pauses plus longues après avoir travaillé plus longtemps sur une tâche

Les interruptions ne sont donc pas toujours un problème. Elles sont parfois même nécessaires.

Mais quand les interruptions sont trop fréquentes et que vous vous sentez submergé, il est temps d'agir.

Voici quelques conseils concrets pour reprendre le contrôle avec efficacité et bienveillance.

5 astuces pour mieux gérer les interruptions

1) Tenir un 'journal d'interruptions"

Avant d'en parler à vos collègues, assurez-vous de vous baser sur des éléments tangibles. Tenir un journal d'interruptions permet de repérer les patterns et de faire des feedbacks vraiment efficaces.

Pensez notamment à noter :

• Ce qui vous interrompu (personne ou objet)
• La date et l'heure
• Le sujet de l'interruption
• Si elle était pertinente / nécessaire
• Si elle était urgente

2) Prévoir une réunion récurrente pour les questions non-urgentes

Si vous remarquez que beaucoup d'interruptions sont liées à des sujets non-urgents, vous pouvez mettre en place une réunion hebdomadaire pour les traiter en équipe.

Proposez à vos collègues de noter pendant la semaine les questions qui leur viennent et qui peuvent attendre pour les aborder à ce moment précis.

Vous serez d'autant plus efficace pendant cette session, et libérerez à la fois votre charge mentale et celle de vos collègues.

3) Utiliser les plages "dispo / non-dispo" de son agenda

Cette fonctionnalité sous-cotée de son agenda permet de donner de la visibilité à ses collègues, au bureau comme à distance.

4) Savoir dire non sans froisser

La communication est la clé du travail en équipe. Dire non c'est difficile, mais fait partie intégrante du travail du manager.

Pour creuser le sujet, on vous propose la lecture de cette édition : Comment dire non sans froisser ?

5) Bien configurer ses notifications

Tout comme la configuration de son agenda, bien configurer ses notifications est crucial.

Pour éviter à la fois les contacts hors des horaires de travail, et les interruptions pendant les sessions de deepwork, pensez à jeter un oeil aux réglages de notifications de vos différents outils.

Vous pouvez également utiliser le mode "travail" ou "ne pas déranger" présent par défaut sur votre smartphone.

Conclusion

Les interruptions au travail sont inévitables.

Elles ne sont pas un problème en elles-mêmes : elles le deviennent quand elles sont subies et submergent notre charge mentale.

La clé réside dans une gestion stratégique des interruptions : en les observant et en repérant les patterns, vous pourrez mettre en place des solutions efficaces pour gagner en sérénité et diminuer votre charge mentale et celle de votre équipe.

C'est tout pour cette semaine !

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À la semaine prochaine !

Baptiste.