S'inspirer des mémos Amazon pour améliorer vos réunions - AFAM #64

Ça fait presque 20 ans que Jeff Bezos a pris cette décision devenue légendaire pour Amazon : bannir les Powerpoints de toutes les réunions.

Le but ? Dénoncer la culture de l'oral qui ne sert qu'à masquer l'incohérence des propos.

Ce qu'il propose à la place, c'est de rédiger avant chaque réunion un "6-pagers", les fameux mémos Amazon.

Certes ça prend plus de temps à préparer. Mais la qualité des informations recueillies, des solutions proposées et des discussions en réunion s'en trouve radicalement améliorée.

Même s'il est évident que cette pratique ne peut pas être appliquée dans toutes les organisations, certains éléments sont inspirants pour changer notre rapport à l'information et aux réunions.

Aujourd'hui, on va vous présenter la manière dont les réunions sont gérées chez Amazon, puis on détaillera la structure de ces fameux mémos.

Qu'est-ce qu'une réunion chez Amazon ?

Il faut déjà savoir qu'il n'y a pas un type unique de mémo chez Amazon : leur contenu dépend de l'équipe chargée de le rédiger.

Malgré ça, il y a bien une trame commune.

La tradition veut qu'on imprime le mémo pour les distribuer au début de la réunion : les ordinateurs sont interdits pour éviter toute distraction.

Ensuite, chacun prend 20 - 25 minutes pour prendre connaissance du mémo et annoter ses commentaires, remarques et questions dans la marge.

Le reste de la réunion consiste en vos supérieurs qui challengent votre point de vue, questionnent vos tactiques et creusent vos données pour s'assurer de leur validité.

La grosse contrainte pour rédiger un mémo, c'est qu'il doit être compréhensible en tant que tel, même sans contexte.

L'avantage, c'est qu'ils sont surpuissants pour transmettre l'information d'une équipe à une autre.

On évite ainsi de faire face à des documents peu clairs, avec du jargon et des données plus ou moins pertinentes selon la personne qui le lit.

Maintenant, vous vous demandez sûrement comment est structuré un mémo Amazon ? C'est ce qu'on va voir maintenant.

La structure d'un mémo Amazon

Si vous avez le courage, vous pouvez lire ce mémo fictif d'un ancien cadre d'Amazon, qui détaille un hobby sur lequel il travaille.

Il s'agit ici d'un "Operational Plan Document" : un document stratégique produit tous les 6 mois.

Le but :  faire le point sur le semestre passé, et orienter les actions du semestre à venir.

Il prend plusieurs jours - voire semaines - à rédiger, nécessite des informations de toute l'équipe et de nombreuses relectures.

C'est pour mettre en valeur ce travail collaboratif qu'un mémo n'est jamais signé par le nom d'un manager, mais par le nom de son équipe.

Voici les 6 grandes parties d'un mémo Amazon :

• Introduction - C'est là qu'on présente, en 2 paragraphes, le sujet du mémo et la direction que le document va prendre.
• Objectifs - Seule partie où les listes à puce sont autorisées : on présente de manière claire et synthétique comment mesurer le succès.
• Principes - La sauce secrète d'Amazon. Dans cette partie, on explicite les principes clés et les modèles mentaux qui fondent notre discours - souvent inspirés des principes de la culture d'Amazon.
• État des lieux - Ici, on entre dans le détail de la situation actuelle. On y trouve beaucoup de données, et il est écrit exclusivement au présent.
• Leçons apprises - Là, on fait une rétrospective de ce qui s'est bien passé, et surtout, moins bien passé. Comment ce qui s'est passé précédemment va influencer les décisions à prendre pour la suite ?
• Priorités stratégiques - On finit avec le coeur du sujet : qu'est-ce qu'on va mettre en place concrètement pour atteindre les objectifs présentés au début ? Cette partie constitue 60-70% du mémo, et c'est cette partie qu'il faudra défendre et argumenter pendant la réunion.

Les deux points clés à avoir en tête :

• Il n'y a pas de conclusion ni de résumé à la fin d'un mémo Amazon. Finir sur une phrase actionnable et orientée sur l'avenir suffit.
• Tous les détails et les données sont fournis en annexe. Cela améliore la fluidité du texte, et permet aux lecteurs de se référer uniquement aux éléments qui les intéressent.

Vous voyez maintenant comment la culture de l'écrit a fait d'Amazon le leader mondial que nous connaissons aujourd'hui.

• Un ex-cadre d'Amazon présente de façon (très) détaillé un mémo Amazon
• Pour aller plus loin sur le sujet des mémos, sous l'angle de la narration et du storytelling
• 6 conseils pour repenser votre point d'équipe.

C'est tout pour cette semaine !

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À la semaine prochaine !

Baptiste.