Projet en retard : ajouter des ressources en plus, la fausse bonne idée (et quoi faire à la place)

"On est en retard sur le projet ? Ajoutons des ressources !"

C'est souvent la première réaction. Logique, non ? Plus de bras, plus de travail abattu, donc plus de chances de rattraper le retard.

Sauf que... c'est une fausse bonne idée.

La Loi de Brooks (issue des projets informatiques) le précise bien : "Ajouter des personnes à un projet en retard accroît son retard." Autrement dit, au lieu d'accélérer, vous risquez de freiner encore plus votre équipe.

Pourquoi ? Trois raisons principales :

1. Le coût de l'intégration : Les nouveaux arrivants doivent être formés, ce qui mobilise des ressources et ralentit ceux qui sont déjà en place.
2. La communication devient plus complexe : Plus il y a de monde, plus il faut synchroniser, expliquer, coordonner... et plus le risque de malentendus augmente.
3. Tout n'est pas fractionnable : Certaines tâches nécessitent une compétence individuelle qui prend du temps à acquérir.

Alors, que faire à la place ? Voici trois approches concrètes pour éviter cet effet contre-productif.

1. Identifier les vrais goulots d'étranglement avant de staffer

Avant de se précipiter sur des recrutements ou des renforts, prenons un pas de recul : qu'est-ce qui ralentit vraiment le projet ?

Quelques pistes :

• Analyser le flux de travail : Où se situent les points de blocage ? Est-ce un manque de compétence spécifique ? Un problème de coordination ?
• Mesurer les temps d’attente : Par exemple, si une tâche met plus de temps à être validée qu'à être réalisée, c'est peut-être un souci de validation plus qu’un manque de ressources.
• Prioriser différemment : Parfois, c'est moins un problème de charge qu'un empilement de priorités contradictoires qui ralentissent l'équipe.

Exemple : Une équipe tech bloquée sur un projet car elle attend des décisions produits ? Plutôt que d'ajouter des développeurs, il vaut mieux fluidifier la prise de décision produit.

2. Optimiser les process et la priorisation des tâches

Parfois, c’est moins un manque de ressources qu’un problème d’organisation qui empêche l'équipe d’avancer.

Quelques solutions :

• Limiter le multitasking : Moins de projets en parallèle = plus de focus et d'efficacité.
• Clarifier les rôles et responsabilités : Une mauvaise répartition peut créer des goulots d’étranglement involontaires.
• Utiliser la méthode des quick wins : Réorganiser les priorités pour débloquer rapidement des tâches critiques.

Exemple : Une équipe RH submergée par le recrutement ? Plutôt que d’ajouter un recruteur, revoir le process : peut-on automatiser certaines étapes (screening CV, tests techniques) pour accélérer le flux ?

3. Miser sur le pairing (binômes expérimenté/novice) pour accélérer l’intégration sans ralentir tout le monde

Si l’ajout de ressources est inévitable, autant le faire intelligemment. L’un des moyens les plus efficaces : le pairing.

L'idée ? Associer chaque nouvel arrivant à un binôme plus expérimenté pour une intégration plus rapide et plus fluide, sans freiner l’ensemble de l'équipe.

Quelques clés :

• Démarrer par des tâches à impact rapide : Donner au novice des missions claires et progressives.
• Organiser des rituels de feedbacks courts : 15 minutes en fin de journée pour échanger sur les points bloquants et les apprentissages.
• Encourager le "shadowing" actif : Observer d’abord, exécuter ensuite avec supervision, puis prendre le relais en autonomie.

Exemple : Une équipe commerciale qui doit absorber une nouvelle recrue en pleine montée en charge ? Plutôt que de la noyer sous des objectifs immédiats, lui faire suivre un binôme senior sur quelques rendez-vous clients avant de la lâcher en solo.

En bref : Plus n’est pas toujours mieux.

Avant d’ajouter des ressources à un projet en retard, prenons un temps de diagnostic :

• Quel est le véritable goulot d’étranglement ?
• Comment optimiser l’existant ?
• Si on doit vraiment staffer, comment le faire sans ralentir l’ensemble ?

Une équipe bien organisée, avec des process optimisés, avance souvent plus vite qu'une équipe plus grande mais mal coordonnée.

Pour finir, je vous invite à tester un nouveau rituel pour en parler autour de vous. 

Il s'agit de la rétrospective, héritée des méthodes Agile, une réunion en équipe de 30 à 60 minutes dans laquelle on revient sur notre façon de travailler ensemble (et pas sur ce que l'on produit ensemble) autour de 3 questions : 

• Keep : Qu'est-ce qui fonctionne bien ? 
• Stop : Qu'est-ce ne fonctionne pas et nous empêche d'avancer ? 
• Start : Que pourrait-on initier pour améliorer notre fonctionnement ? 

Au-delà du côté fédérateur de cette discussion, ce sont les plans d'actions mesurables et affectés à chacun.e de vos collègues qui feront la différence. 

J'espère que ces réflexions vous aideront. Si ces quelques conseils peuvent aider vos collègues, partagez cet email. 

À très vite,

Baptiste. 

Quand ça sera le bon moment, voici 4 façons dont on peut vous aider :

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À la semaine prochaine !

Baptiste.