Si vous aussi vous trouvez que les réunions visio vous fatiguent plus que les réunions physiques, sachez que ce n'est pas qu'une impression.

Des chercheurs autrichiens ont réussi à mettre en avant que les vidéoconférences entrainent une fatigue physiologique supérieure aux réunions présentielles.

En quoi consiste cette "fatigue des visioconférences" ? Comment s'en prémunir ?

C'est ce qu'on va voir aujourd'hui. Tour d'horizon d'un phénomène qui nous touche tous.

Qu'est-ce que la fatigue des visioconférences ?

La fatigue des visioconférences se manifeste par certaines symptômes tels que :

• Fatigue des yeux
• Oublis
• Difficultés de concentration
• Irritabilité
• Fatigue générale
• Fatigue mentale
• Maux de tête
• Tension musculaire
• Insomnies

Fin 2023, les chercheurs cités en introduction ont publié une étude cruciale dans Scientific Reports.

Ils ont étudié le phénomène en comparant les données d'électrocardiogramme, d'électroencéphalogramme et un questionnaire entre deux groupes : l'un en réunion physique, l'autre en visioconférence.

« Nos données neurophysiologiques, ainsi que les données d'auto-évaluation, montrent que la vidéoconférence, comparée à une situation de face-à-face, entraîne des changements neurophysiologiques indiquant de la fatigue [...] Nos résultats suggèrent donc que l'utilisation de la vidéoconférence peut entraîner des coûts cognitifs qui ne doivent pas être ignorés par les individus et les entreprises »

Malgré tout, les réunions visio sont inévitables. Existe-t-il des moyens de se prémunir de ces effets néfastes ?

Voici 4 pistes pour mieux comprendre le phénomène - et quelques conseils à mettre en place dès aujourd'hui.

Se prémunir de la fatigue des visioconférences : 4 clés

1) Les visioconférences demandent plus d'énergie

Les réunions en visio créent des émotions plus intenses que celles en physique pour une raison inattendue : la proximité du visage des gens sur notre écran.

Au bureau, le visage des gens n'est pas aussi proche de nous. La proximité des visages lors des visios crée une réaction instinctive d'alerte nerveuse et d'anxiété. Le cerveau imagine être en situation de conflit plutôt qu'en situation paisible.

Résultat : on consomme plus de ressources attentionnelles qu'en situation normale, et cela entraîne une fatigue supplémentaire.

Nos conseils :

Éloignez votre écran lors des réunions à distance, en utilisant par exemple un clavier et une souris externes plutôt que celui de votre ordinateur portable. Cela permet de rétablir une distance physiologiquement acceptable et réduire la fatigue.

Pensez aussi à faire des pauses entre les réunions. Vous pouvez configurer des incréments automatiques de 10-15 minutes entre chaque réunion dans vos réglages Zoom, Office ou Google.

2) Les visioconférences incitent à être "multi-tâche"

Pendant une visioconférence, la tentation de regarder ses notifications ou répondre à une demande entrante est forte. Notre esprit peut aussi partir ailleurs ou encore le chien du voisin peut faire des siennes.

Selon un sondage récent réalisé par Asana, plus de la moitié des travailleurs à distance font du multi-tâche. Même si cela peut donner l'impression de gagner du temps, cela coûte en réalité énormément d'énergie à notre cerveau.

Notre conseil :

Essayez autant que possible de couper vos notifications au moment d'entrer en réunion, et de vous créer un environnement de travail sain et sans distraction. Un casque anti-bruit peut également faire des miracles !

3) Se voir soi-même à l'écran n'est pas naturel

Dans la vie de tous les jours, on ne pense pas à son apparence quand on s'adresse à quelqu'un. En visio, c'est différent : notre retour vidéo est constamment présent à l'écran.

Résultat : cela rajoute des stimuli et des distractions à gérer concernant nos cheveux, nos expressions faciales, et cela crée une hypervigilance qui nous distrait de la réunion en cours.

Nos conseils :

Vous pouvez désactiver votre retour vidéo dans les réglages, sans avoir à couper votre caméra. Ceci aide à se focus sur le contenu de la visio.

Autre possibilité : organiser un appel téléphonique quand c'est possible. Certaines interactions à distance ne nécessitent pas de partager son écran. Ne pas avoir à gérer son apparence rend ces échanges moins énergivores.

4) Les visioconférences nuisent à la communication non-verbale

Près de 50% de la communication en face à face est non-verbale. À distance, une bonne partie est perdue.

Cela nécessite d'être beaucoup plus clair et explicite en visio, notamment vis-à-vis de l'intonation et des expressions faciales.

Notre conseil :

Si votre entreprise fonctionne sur un modèle hybride, organisez régulièrement des réunions physiques sur les sujets les plus cruciaux. Prenez le temps de clarifier les règles de réunion à distance, et celles en physique : format, thématiques abordées, fréquence, durée...

Par exemple, les moments à distance peuvent être dédiés au travail de fond et aux échanges asynchrones, tandis que les moments au bureau peuvent se focaliser sur le travail collaboratif, la stratégie et la créativité.

Conclusion

Les tunnels de réunion en visio ont un impact réel sur notre corps et notre mental. L'important est d'en prendre conscience et d'essayer, pas à pas, d'améliorer le fonctionnement de son équipe à distance.

Toutefois, ce n'est pas toujours facile pour les managers de relever la tête du guidon et prendre du recul par rapport à leurs pratiques : leur temps est précieux.

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Baptiste.