Déléguer : pourquoi est-ce si difficile ? - AFAM #75

Chez Teambakery, ce mois d'octobre sera dédié à un thème complexe et brûlant pour tout manager : déléguer.

Chaque jeudi, vous retrouverez dans votre boîte mail des conseils actionnables et des idées inspirantes pour développer ses compétences de délégation.

Et pour mieux déléguer, il faut déjà comprendre pourquoi l'exercice est si difficile.

C'est justement l'objet de notre édition du jour.

On le sait très bien : déléguer c'est important.

Quand on est sous l'eau, notre équipe devrait être là pour nous aider et nous soulager.

Pourtant, pour beaucoup de managers, déléguer est source de culpabilité et d'anxiété.

Alors que les bénéfices sont nombreux :

• aller plus vite,
• éviter l'épuisement,
• alléger sa charge mentale,
• développer la responsabilité de ses équipes.

Déléguer serait d'une grande aide, pourtant on n'y arrive pas.

La première étape : y voir plus clair.

Dans cette édition, nous allons éclaircir pourquoi c'est si dur de déléguer.

Déléguer : une source de peurs

Le fait de déléguer déclenche des peurs en nous.

Ces peurs portent sur 3 aspects : le contrôle, le temps et la responsabilité.

1/ La peur de perdre le contrôle

Être manager, c'est passer d'un statut de faiseur à un statut de leader.

C'est pour ça que c'est aussi difficile de laisser quelqu'un faire une tâche qu'on a l'habitude de faire - et surtout de bien faire.

On a tous vécu cette expérience : on fait l'effort de déléguer une tâche, on constate des erreurs grossières, on s'énerve et on se retrouve à la faire soi-même.

2/ La peur de perdre du temps

Quand on délègue, on fait face à un paradoxe : former ses équipes à une tâche prend souvent autant de temps que faire la tâche soi-même.

Et dans un contexte tendu avec des deadlines et des supérieurs exigeants, ce temps est trop précieux.

Résultat : on n'arrive pas à voir le temps investi pour former et mentorer comme un investissement qui portera ses fruits dans le futur...

3/ La peur de la responsabilité

Quand on délègue une tâche, on n'en délègue pas toute la responsabilité :

• on délègue la responsabilité de l'exécution
• mais la responsabilité du résultat est toujours la nôtre

Être manager, c'est être évalué sur les performances de son équipe.

Ici aussi, déléguer certaines tâches peut être considéré comme un risque trop important.

Déléguer suscite donc des peurs et émotions négatives en nous. Mais pas seulement : déléguer est aussi un art complexe qui nécessite un vrai savoir-faire technique.

Déléguer : un savoir-faire technique

1/ Savoir communiquer

Pour déléguer, il faut s'assurer que la communication est fluide et cadrée pour ne pas laisser ses équipes sans guide.

Cela implique de bien gérer ses habitudes de communication et le suivi avec les membres de son équipe.

Dans ce contexte, la qualité des feedbacks donnés auront aussi un impact majeur sur la qualité du livrable demandé.

Malheureusement, donner un bon feedback, ce n'est pas inné.

2/ Organiser la travail collectif

Les tâches à faire sont-elles centralisées dans un lieu de confiance pour que les rôles et actions de chacun soient claires et définies ?

Cela peut nécessiter la prise en main d'un outil de gestion de tâches pour fluidifier la façon dont l'équipe travaille ensemble.

Le tout pour éviter les oublis, les chevauchements et les ambiguïtés.

Encore aujourd'hui, les systèmes d'organisation ne sont pas toujours utilisés à leur plein potentiel.

Et cela peut expliquer les difficultés que rencontrent certains managers au moment de déléguer.

3/ Accéder aux bonnes ressources

Pour mener une tâche à bien, il faut s'assurer que son collaborateur ait accès aux informations dont il a besoin.

Et il faut aussi s'assurer que ces ressources existent pour éviter que certains membres de l'équipe perdent leur temps à répéter les mêmes choses, ou former aux mêmes compétences.

D'où l'importance d'une base de connaissances partagées pour gagner du temps et faciliter la délégation.

Conclusion

On pense souvent que les obstacles à la délégation sont uniquement émotionnels et liés à des peurs.

Pourtant, même avec la meilleure intelligence émotionnelle, des blocages techniques peuvent sérieusement entraver la qualité de la délégation au sein d'une équipe.

Prendre en compte ces deux aspects permet de mieux détecter où ça bloque dans sa propre situation.

Parce qu'un problème bien défini est déjà un problème à moitié résolu.

C'est tout pour cette semaine !

Quand ça sera le bon moment, voici 3 façons dont on peut vous aider :

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À la semaine prochaine !

Baptiste