27 jours par an : c'est le temps moyen que passe un cadre en réunion. Parmi elles, 75% ne débouchent sur aucune décision.

Et ça ne va pas en s'arrangeant.

C'est pour cette raison que nous avons interrogé Louis Vareille qui a fondé l'École Internationale de Réuniologie en 2017.

Voici ses meilleurs conseils, issus d'un podcast enregistré ensemble, pour tirer profit de ces moments si productifs quand ils sont bien menés.

Les réunions comme baromètre de l'organisation

Pour découvrir une organisation et sa culture, rien de plus efficace que de regarder comment se passent les réunions.

C’est dans ces moments qu’on voit comment se positionnent les membres de l’équipe, ce qui est encouragé ou au contraire réprouvé.

On voit vraiment la santé d’une l’entreprise se matérialiser dans ces échanges et dans les comportements qu’on observe en réunion.

Selon Louis Vareille :

"La réunion est l’outil de chaque leadership : chaque leader va pouvoir exprimer son style à travers la réunion et le format choisi. Finalement, la réunion est au leader ce que le tournevis est à l’électricien."

Par exemple, des gens qui arrivent en retard, des interruptions répétées ou bien des documents qui ne sont pas étudiés en amont de la réunion sont autant de symptômes de dysfonctionnement organisationnels.

C’est pour cette raison que le sujet des réunions tient autant à coeur à Louis Vareille. C’est là qu’on y découvre des pistes concrètes pour aider les entreprises à se renouveler et à faire s’épanouir ses membres.

"À partir du moment où on s’intéresse à la réunion, on va faire bouger d’autres choses."

Sur la base de son expérience, voici 3 conseils qu'il nous partage pour améliorer ses réunions.

3 conseils pour mieux gérer les réunions

Conseil #1 : Commencer par la fin

Avant toute réunion, il faut formuler l’objectif de celle-ci. Cet objectif doit être court, clair et précis.

"Une réunion se justifie par son objectif. Or, il y a souvent une confusion entre le “sujet” de la réunion et son “objectif” concret."

Si on ne sait pas pourquoi on fait cette réunion et ce qui en est attendu, le manque de structure que cela engendre se ressentira sur la qualité des échanges et sur la mise en mouvement des équipes après la réunion.

La préparation permet d'inviter les bonnes personnes et de les impliquer efficacement.

"Bien souvent, on invite des personnes potentiellement concernées à assister à des échanges non préparés, peu structurés, sur lesquels ils ont peu d’impact et qui ne déboucheront sur rien de tangible."

Conseil #2 : Tous acteurs

La réunion ne consiste pas seulement dans le fait de se retrouver dans une salle pour échanger.

Une réunion comprend aussi sa préparation, ainsi que les actions entreprises à sa suite.

Avant la réunion, il peut s'agir de lire des documents et de préparer les questions et points à creuser.

Pendant la réunion, il importe de réfléchir à des techniques d’animation qui permettent à tout le monde de s’exprimer.

"Il est important de garder en tête que les bonnes idées ne viennent pas uniquement des personnes extraverties qui peuvent avoir tendance à parler avant de réfléchir, mais aussi des personnes introverties qui ont besoin de réfléchir avant de parler."

Après la réunion, les décisions doivent être claires, les actions à entreprendre sont déterminées et attribuées à chacune des personnes concernées. Un suivi est assuré.

Conseil #3 : Le feedback est roi

Toute réunion doit se terminer par une évaluation. Il peut s’agir d’un simple tour de table pour échanger sur ce qu’on vient de vivre, sur ce qui s’est bien passé et ce qu’il faudrait améliorer pour les prochaines fois.

Quelques exemples de sujets à évaluer :

• Le nombre de participants. « Plus on est, moins on fait. Plus le groupe est grand, plus il est difficile de faire travailler tout le monde et plus nombreuses sont les opportunités pour que les non-engagés désengagent, par leur comportement, les autres participants. »
• Le temps de parole et le respect du timing. Nommer un "time keeper", chargé de garder un oeil sur le temps passé peut être utile.

« Finalement, il joue le rôle d’horloge parlante et vous rappelle à vous, mais aussi aux participants, que l’heure tourne.»

• Maintien de l'attention et qualité de l'animation
• Clarté des décisions prises et actions entreprises

Conclusion

Améliorer ses réunions peut sembler un vaste chantier.

La bonne nouvelle ? Vous n'avez pas besoin de tout mettre en place d'un coup pour rendre vos réunions plus efficaces.

Choisissez 1 élément clé et voyez comment l'implémenter dès la prochaine réunion.

Vos collègues vous sauront gré d'être dans une démarche d'amélioration continue et dans l'accueil du feedback !

Pour aller plus loin sur le sujet, on vous conseille d'écouter notre interview de Louis Vareille !

C'est tout pour cette semaine !

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À la semaine prochaine !

Baptiste.