Déléguer efficacement à distance - AFAM #77

Déléguer est la compétence cruciale du manager, a fortiori avec le développement du travail à distance.

Entre la pression des résultats, les urgences à gérer, les hauts et les bas du moral de son équipe, le challenge est de taille.

Voici quelques clés pour vous aider à mieux déléguer dans le contexte du télétravail.

Les particularités de la délégation à distance

Au bureau, les interactions en face-à-face permettent une supervision directe et la possibilité d'échanger à tout moment pour clarifier un détail sur une tâche.

À distance, ces interactions directes sont limitées voire inexistantes.

D'où l'importance de travailler sur sa manière de communiquer pour mieux définir les attentes sur une tâche et donner l'accès aux bonnes ressources.

Autre enjeu : la confiance. En travaillant à distance, impossible de surveiller ses collaborateurs et s'assurer qu'ils avancent effectivement sur leurs tâches.

Dans ce cadre, la communication doit être régulière, qu'elle soit "asynchrone" sur le chat d'entreprise, ou synchrone avec des rituels d'équipe ou des 1:1 réguliers.

Comment déléguer efficacement à distance ? Quels défis devez-vous anticiper ? C'est ce qu'on va voir maintenant.

Déléguer efficacement à distance

1) Identifier la tâche

Soyez clair sur le problème auquel vous faites face et en quoi la tâche demandée permet d'y répondre.

Quel est l'objectif final ? Quels sont les délais et enjeux ? Quelles ressources sont nécessaires ?

Plus vous clarifirez le cadre, plus vous pourrez fournir du contexte à votre collaborateur pour qu'il comprenne le sens de ce qui lui est demandé.

2) Choisir la bonne personne

Maintenant que le "quoi" est au clair, il faut maintenant choisir le "qui".

Tout le monde ne possède pas les mêmes compétences, la même expérience, ou la même maturité liée à la tâche.

N'oubliez pas non plus de prendre en compte leur charge de travail actuelle.

3) Communiquer clairement

Même avec le bon "quoi" et le bon "qui", c'est votre façon de communiquer qui fera le liant entre les deux et maximisera vos chances de succès.

Ne prenez rien pour acquis, évitez les sous-entendus : partagez les attentes, les délais, les ressources, les process.

Fournissez un cadre clair, et laissez votre collègue libre d'agir dans ce cadre, de la manière qui lui semble la plus efficace.

4) Assurez le suivi

La communication continue après l'acte de délégation.

Mettez en place des points réguliers pour monitorer l'avancement et offrir votre soutien en cas de problème.

Cela évitera la situation où votre collègue n'ose pas vous déranger parce qu'il bloque : risque qui est accru lors du travail à distance, où les interactions spontanées sont moins fréquentes.

3 défis qui vous attendent

1) Le micro-management

Pour compenser les limitations liées au travail à distance, vous pourriez être tenté de superviser chaque aspect du travail de votre équipe.

Tout l'art réside dans un juste milieu entre suivi régulier et confiance accordée.

Le besoin de contrôle est naturel, mais il peut prendre des proportions contre-productives lors du travail à distance.

Faites preuve de recul par rapport à vos comportements, et n'hésitez pas à partager vos challenges avec vos pairs : réaliser qu'on n'est pas seul à rencontrer cet enjeu, c'est profondément rassurant.

2) La confiance

La confiance est un enjeu crucial à distance. Et elle va dans les deux sens :

• vous devez faire confiance en les capacités de votre équipe
• votre équipe doit avoir confiance en votre soutien

Faire confiance, ce n'est pas lâcher prise sur l'exécution.

Renforcer la confiance, c'est créer un cadre clair de travail : partagez des ressources, des règles de communication, célébrez les réussites, abordez les problèmes avec la tête froide.

3) Les bons outils

Pour créer ce cadre propice à la confiance, vous devrez exploiter le potentiel des outils à votre disposition : outils de communication, de gestion de projet, de travail collaboratif, de gestion des connaissances...

Ce sont ces outils qui vous permettront de libérer votre charge mentale et de rendre vos équipes plus autonomes, pour que l'efficacité et la productivité soient au rendez-vous, où qu'elles se trouvent.

Conclusion

Une délégation efficace à distance repose sur trois principes : confiance, clarté, outils.

Ces principes sont les piliers sur lesquels vous pourrez transformer votre management en leadership.

En identifiant vos forces et vos zones de progression, vous allez non seulement maintenir mais surtout améliorer la productivité de vos équipes quand elles travaillent à distance, en acceptant une place pour la créativité et l'erreur.

C'est tout pour cette semaine !

Quand ça sera le bon moment, voici 3 façons dont on peut vous aider :

Vous pilotez la transformation de votre organisation ? Réservez un appel de découverte avec moi pour vous présenter comment Teambakery a accompagné Renault et ses 2000+ managers dans le passage à l'hybride.

Besoin de soutien pour animer votre équipe ? Dans le Club
Teambakery, près de 4000 managers partagent vos sujets, avec 85+ ressources prêtes à l'emploi et un temps fort d'échange mensuel. Rejoignez le Club dès aujourd’hui !

Vous voulez arrêter de courir après le temps ? Mettre en place un système d'organisation simple et robuste ? Le tout en mettant vos collègues à contribution ? Alors le Time Management Challenge est fait pour vous !

À la semaine prochaine !

Baptiste.