Devenir manager ou apprendre à mener une double-vie - AFAM #99
L’édition du jour est inspirée d’un article publié en 2009 par Paul Graham, créateur de YCombinator, l’incubateur de startups le plus connu au monde.
Son sujet : Agenda de "Maker", agenda de "Manager".
Cet article est intéressant à transposer au rôle du salarié qui passe de contributeur individuel à manager d’une équipe.
Si je devais résumer, quand on devient manager, 2 choses se passent :
- on découvre un nouveau métier sur lequel on n’est a priori pas formé
- on n’a moins de temps pour travailler notre zone d’expertise
Et peu à peu, sans que l'on y prête attention :
- on ne traite que les urgences (en sont-elles vraiment ?)
- on n’a plus le temps pour avancer sur les sujets de fond
- on n’arrive plus à prendre de la hauteur
- notre charge mentale explose
Bref, tout cela peut génèrer énormément de frustration.
Voici la piste de solution que je vous propose aujourd'hui de creuser :
Analyser une semaine-type avant de revoir complètement son organisation.
Soit investir un peu de temps pour en gagner le centuple ensuite.
2 modes de travail simultanés
On devient manager parce qu’on est expert de son domaine, de fait 2 agendas cohabitent dans nos semaines.
L’agenda du contributeur
Historiquement, c’est celui qu’on maîtrise le mieux puisqu’on a commencé comme contributeur individuel.
Il est rythmé par la vie des projets : une date butoir, une mise en production, un évènement public par exemple.
Si on devait le caractériser, on dirait qu’il :
- est divisé en jours ou demi journées
- facilite la concentration
- est pensé pour la production
- est réservé aux développeurs, designers, contributeurs
L’agenda du manager
Celui rassemble toutes ces nouvelles tâches liées à l’orchestration du travail en équipe.
Cet agenda est plutôt rythmé par la vie de l’équipe voire de l’organisation : Entretiens individuels, points d’équipe, résolution de problèmes, arbitrages, influence, chantiers internes…
Si on devait le caractériser, on dirait qu’il :
- est divisé en créneaux d’une heure
- est centré sur des réunions
- facilite la coordination
- est ouvert à la rencontre
Concilier ces 2 modes de travail
Ces 2 types d’agenda fonctionnent bien séparément : c’est dans leur imbrication que nait le problème. Par exemple :
On a prévu de se concentrer sur une relecture de contrat et il y a un feu à éteindre sur un projet.
On a prévu de préparer les évaluations annuelles et il y a un collègue à souffrance à aider.
On a prévu de travailler sur un processus à optimiser et il y a une validation à donner « qui ne peut pas attendre »
Aussi a-t-on intérêt à cloisonner au maximum nos temps de production et nos temps de management chaque semaine.
Voici 4 leviers pour y arriver.
1/ Distinguer les tâches à faire
L’une des clés de notre organisation personnelle est de séparer la capture de la tâche et sa réalisation.
Au moment où vous notez une tâche à faire, demandez-vous :
- Est-elle - vraiment - urgente ou importante ? Si non, placez-la dans une liste « à faire plus tard »
- Est-elle rapide à faire et nécessaire à l’avancée d’un projet ? Si oui, placez-là dans votre prochain créneau de to-do killing de la journée.
- Nécessite-t-elle un temps de réflexion de mon côté ? Si oui, placez-la dans votre prochain créneau deepwork de la semaine.
Ainsi vous vous assurerez de placer vos efforts au bon endroit.
2/ Ritualiser nos temps de management
Il s’agit ici de canaliser les sollicitations externes de vos collègues voire de votre manager pour gagner en efficacité et en confort de travail.
Avec un point d’équipe hebdo et des points individuels réguliers bloqués à l’avance dans votre planning, vous vous assurerez de pouvoir requalifier chaque sollicitation en les réorientant sur ses rituels. Plutôt que subir des réunions improvisées sur un coin de table.
3/ Placer des plages de travail individuel dans son agenda
Au début on n’est pas à l’aise à le faire, on se dit qu’en tant que manager, on se doit d’être disponible pour les autres.
La réalité (très empirique) est que sans ça, on accumule du retard et on n’est plus du tout disponible pour les autres sans passer à côté de ses propres objectifs.
2 à 3 créneaux de 45 minutes placés par défaut dans notre agenda, c’est le moyen le plus efficace de protéger notre concentration et son temps de travail profond.
Quitte à en faire sauter un ou deux la semaine où l’actualité d’un projet nous rattrape.
Mais par défaut, cette planification change les choses.
4/ En parler à son équipe
Aucune méthode de productivité n’est robuste a priori dans notre contexte de travail. Il faut absolument en parler à nos collègues.
Avoir une conversation de 30 à 40 minutes ensemble, sur le mode rétrospectif, pour échanger sur :
- ce qui fonctionne bien dans notre façon de communiquer,
- ce qu’il faut qu’on arrête, ce qui génère trop de frustration,
- ce qu’on pourrait faire autrement.
C’est aussi l’occasion de faire le point sur les canaux à utiliser selon le type de message à transmettre (réunion, visio, call, SMS, email, chat, mail…)
À refaire chaque trimestre ou à chaque arrivée dans l’équipe.
Le bénéfice caché : cela montre à nos collègues qu’ils ont un rôle primordial dans le bon fonctionnement du collectif.
J’espère que ces quelques conseils vous aideront à reprendre le contrôle, si vous voulez passer au niveau supérieur, en parler à plus de monde en interne, contactez-moi 📩
C’est tout pour cette semaine !
Quand ça sera le bon moment, voici 3 façons dont on peut vous aider :
Vous pilotez la transformation de votre organisation ? Réservez un appel de découverte avec moi pour vous présenter comment Teambakery a accompagné Renault et ses 2000+ managers dans le passage à l'hybride.
Besoin de soutien pour animer votre équipe ? Dans le Club
Teambakery, près de 4000 managers partagent vos sujets, avec 85+ ressources prêtes à l'emploi et un temps fort d'échange mensuel. Rejoignez le Club dès aujourd’hui !
Vous voulez arrêter de courir après le temps ? Mettre en place un système d'organisation simple et robuste ? Le tout en mettant vos collègues à contribution ? Alors le Time Management Challenge est fait pour vous !
À la semaine prochaine !
Baptiste.