Organiser une réunion, ça prend du temps et ça doit surtout avoir un objectif : faire avancer un sujet, résoudre un problème ou prendre une décision. Alors comment gérer les interruptions soudaines au milieu d'une discussion ?

Roger Moose, notre mascotte, vous aide à y voir plus clair en répondant aux questions de ses abonnés.

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La situation

Lorsque je suis en réunion, les gens entrent dans la salle pour m'interroger sur des sujets, sans lien avec ma réunion. Comment leur expliquer que lorsque je suis en réunion, je ne suis pas disponible pour gérer le quotidien ?

3 conseils pratiques pour gérer la situation

Couper court à l’échange

Être dérangé en réunion, cela peut certes vous agacer mais c’est surtout peu correct pour les autres personnes dans la pièce qui ont bloqué du temps pour échanger (et sans doute préparer) avec vous. Proposez à votre interlocuteur de passer le voir après la réunion et, si c’est urgent, présentez vos excuses aux autres participants, sortez 2 minutes pour clarifier le problème.

Débriefer après la réunion

Proposez à votre collègue interrupteur un café et profitez-en pour lui donner un feedback sur son comportement en commençant par décrire ce qui vient de se passer (n’attendez pas votre prochain point en face-à-face), exprimer votre sentiment et réfléchissez ensemble à une solution pour éviter que cela ne se reproduise.

Stabiliser vos règles de comportements

Ce genre d’incident arrive en général au moment où la pression est forte et où l’on a tendance à sortir du cadre de ses habitudes pour respecter une deadline ou corriger un problème extraordinaire (au sens premier, qui sort de la routine). Profitez de cette péripétie pour programmer un court moment en équipe et rappeler vos règles de délégation et voir ensemble si elles méritent d’être affinées au regard du contexte actuel.

Conclusion

Cette situation témoigne d'un changement d'état d'esprit nécessaire au bon fonctionnement de votre équipe. Avec ces quelques conseils et un peu de patience, vous allez y arriver.

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