Conf call : comment réussir ses réunions à distance ?
Être efficace tout en étant loin les uns des autres est un véritable défi. S'appeler, c'est nécessaire mais être efficace en call, ça demande pas mal de discipline.
Roger Moose, notre mascotte, vous aide à y voir plus clair en répondant aux questions de ses abonnés.
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La situation proposée : On est tous en télétravail depuis quelques jours, comment nous assurer que nos téléconférences soient efficaces et productives ?
5 conseils pour des téléconférences efficaces
Construire un ordre du jour a priori
On sait depuis un certain temps que les réunions en présentiel sont très peu efficaces lorsqu'on rentre dans la salle sans savoir pourquoi. Ce constat est exacerbé à distance car on a très peu de retours sensoriels (regards, paroles, langage corporel). Alors pensez à construire un ordre du jour avant le début de la conf call pour rythmer vos échanges. Étant nous-même en full remote, on a d'ailleurs crée un outil pour cela.
Choisir son canal
Zoom, Google Live, Whereby, Slack, Skype, Teams, Facetime... sélectionnez le service qui nous convient, assurez-vous simplement que vos collègues utilisent le même pour limiter le temps perdu en début d'appel. Préférez la visio à l'audio seul, si cela est possible, vous limiterez ainsi les équivoques.
Organiser le temps de parole
Le canal voix pouvant rapidement saturer, nous vous conseillons de nommer un animateur en charge d'orchestrer les débats et de s'assurer du bon déroulement de la réunion. Le document collaboratif crée en amont lui offre alors une trame pour distribuer la parole entre participants.
Recréer la convivialité
Communiquer via un outil numérique est nécessairement plus froid qu'une réunion présentielle, Prenez des nouvelles de vos collègues avant de rentrer dans le vif du sujet. C'est d'autant plus vrai lorsque le télétravail s'ancre durablement dans vos routines.
Synthétiser en fin d'appel
L'animateur reprend la main pour récapituler les "pour action" de chacun. Cette synthèse peut être simultanément ajoutée à la fin de votre agenda pour faciliter sa distribution à l'issue du call.
Conclusion
Avec un peu d'organisation et quelques tests, vous trouverez le fonctionnement qui correspond à votre équipe. Pensez à modifier les modalités d'appel en fonction de l'objectif de votre réunion (point d'équipe, point projet, point individuel).
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