Tout ce temps perdu à chercher l'information... - AFAM #65


Combien de temps passez-vous à chercher des informations au travail ?

Ce fameux article, ce compte-rendu ou cette discussion qui fait parfaitement écho à votre réflexion de l'instant, mais qu'il vous est impossible de retrouver sans y passer plusieurs précieuses minutes.

Mettez ce temps passé bout à bout, et ne serait-ce que sur une journée, les chiffres font peur.

En 2001, une étude de l'IDC (International Data Corporation) intitulée "The High Cost of Not Finding Information", a montré que les managers passent 2h30 par jour à chercher de l'information au travail.

Mais depuis le Cloud, le travail hybride et Teams, la situation a changé, non ?

C'est ce qu'on va élucider aujourd'hui.

La digitalisation a-t-elle vraiment changé la donne ?

L'étude évoquée en introduction date de 2001 : dans un monde où Windows XP n'existait pas encore, pas étonnant que la productivité ne soit pas à son comble.

Pourtant, en 2012, une étude de McKinsey a montré que les managers passent toujours près de 19% de leur temps à chercher de l'information.

Et en 2017, une nouvelle étude IDC a révélé que les professionnels de la donnée (Data Analysts, Data Scientists...) perdent près de 50% de leur temps chaque semaine sur ce genre de tâche (recherche et récolte de données).

Les chiffres sont formels : malgré les avancées technologiques, nous passons plus de temps à chercher de l'information existante, plutôt qu'à analyser l'information et produire des connaissances utiles pour notre équipe, notre organisation et, a fortiori, nos clients.

Si la clé ne réside pas dans la digitalisation de nos activités, où la trouver ?

Transformation culturelle et comportements vertueux

Dans une étude de 2016, McKinsey a demandé aux managers interrogés quels étaient, selon eux, les plus grands obstacles à "l'efficacité digitale".

Voici à quoi ressemblent les résultats de cette enquête :

Les barrières à l'efficacité digitale sont avant tout culturelles

On le voit : ce n'est pas le manque de données (13%), ni un manque de soutien des supérieurs (13%), mais bien des challenges culturels et comportementaux (33%) auxquels font face les managers.

La solution résiderait donc dans l'adoption des bons comportements dans son équipe :

  • prendre l'habitude de partager les informations pertinentes qu'on découvre ça et là
  • donner du contexte à cette trouvaille
  • mettre en place une nomenclature commune, simple et flexible pour stocker et retrouver facilement l'information

Plus loin dans cette étude, on note :

"Un manque à gagner réside dans le passage de canaux de communication conçus pour la communication 1to1 (mails, appels téléphoniques) à des canaux sociaux, optimisés pour la communication many-to-many.

Aujourd'hui, une quantité considérable d'informations pertinentes pour l'organisation restent bloquées dans les boîtes mail.

Si plus d'informations devenaient accessibles et "recherchables", plutôt que d'être de la "matière noire" coincée dans les boîtes de réception, les employés pourraient non seulement économiser sur leur temps passé à écrire, lire et répondre à des emails, mais aussi sur le temps passé à chercher du contenu et de l'expertise.

Nous estimons que l'utilisation des emails pourrait ainsi être réduite de 25%, ce qui libérerait 7 à 8% de la semaine de travail pour des activités plus productives.

En rendant l'information et les connaissances disponibles sur le chat d'entreprise, un employé pourrait réduire son temps de recherche de 35%, ce qui correspond à 6% de sa semaine qu'il pourrait allouer à d'autres tâches."


Cet enjeu, les start-up l'ont par exemple bien compris.

Quand on voit le développement fulgurant d'outils de gestion des connaissances, comme Notion, ou de chats d'entreprise, comme Slack, on se dit que le problème est à la fois douloureux, urgent et reconnu.

Et que nous avons toutes les clés pour le résoudre, si on est suffisamment bien outillé - et accompagné - pour l'affronter.

Conclusion

La clé réside donc dans l'adoption de nouveaux comportements, à l'échelle individuelle comme en équipe :

  • partager l'information
  • lui donner du contexte
  • la stocker pour la rendre accessible

Dans les start-ups et organisations à taille humaine, cet enjeu est pris en compte et traité au quotidien.

Mais dans des organisations plus grandes, encourager de nouveaux comportements à grande échelle peut être un véritable challenge.

Chez Teambakery, on a fait de ces défis notre spécialité : nous avons récemment accompagné Bouygues Construction dans leur transformation culturelle.

Et pour vous, on a condensé toutes nos astuces et nos apprentissages dans une étude de cas prête à l'emploi.

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À emporter : quelques pépites à partager entre collègues

C'est tout pour cette semaine !


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À la semaine prochaine !

Baptiste