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Hâte de vous y retrouver !

[Place à l'outil de la semaine]

Est-ce que ça vous arrive de commencer votre journée devant une feuille blanche, en réfléchissant à ce que vous avez à faire ?

Beaucoup de personnes gèrent leur to-do list quotidienne de cette manière. Sauf que ça pose plusieurs problèmes :

• on compte sur son cerveau pour se rappeler de toutes les tâches en suspens
• on se retrouve à gérer les urgences des autres
• la charge mentale explose

Mais la solution est plus simple que ce qu'on croit. Souvent, utiliser un outil de gestion de tâches peut tout changer.

C'est ce qu'on va aborder ensemble aujourd'hui.

Qu'est-ce qu'un outil de gestion de tâches ?

Il s'agit d'un logiciel dans lequel sont centralisées toutes les tâches et actions à faire, qu'elles soient liées à son travail, à des projets où à sa vie perso.

Ces outils sont souvent constitués de la même manière :

• un système de "boîte de réception" avec les tâches à trier
• un onglet "tâches du jour"
• un onglet "tâches à venir"
• la possibilité d'organiser les tâches par listes thématiques

Souvent, ces tâches ont un système de "capture rapide", qui permet, grâce à un raccourci, de capturer très rapidement les tâches qui nous viennent à l'esprit (ou que quelqu'un d'autre nous donne).

Résultat : on n'oublie rien, on gagne en sérénité, notre énergie est allouée là où ça compte.

Petite liste non exhaustive d'outils efficaces :

• Todoist
• Things 3 (Apple)
• Microsoft todo (Office)

Pourquoi cet outil est important ?

Chaque jour, nous traitons des quantités colossales d'information, qu'elles proviennent de nos mails, des réunions, du chat interne, de discussions impromptues, de notre veille quotidienne...

Le gestionnaire de tâche aide à garder un visu sur tout ce qu'on a à faire, pour mieux le prioriser et libérer notre charge mentale.

Notre cerveau n'est pas fait pour se rappeler de choses. Il est fait pour faire des connexions, trouver des solutions, identifier des problèmes.

Libérer son esprit de tout ce qu'on a à faire, et le mettre dans un endroit de confiance, permet de :

• mieux gérer son énergie
• gagner en productivité
• prendre de meilleures décisions

À terme, l'impact sur sa carrière et sur sa qualité de vie au quotidien est considérable !

3 conseils pour bien utiliser cet outil

1) Synchroniser ordinateur et téléphone

Les tâches à faire n'apparaissent pas dans notre esprit seulement quand on est devant son ordi.

Dans le métro, sur un trajet, au sport : le souvenir d'une tâche peut arriver à tout moment.

Aujourd'hui, nous avons toujours notre téléphone sur nous. D'où l'importance de synchroniser son outil pour pouvoir capturer la tâche dans son outil, et pouvoir s'y référer plus tard sans la perdre de vue.

Tous les outils cités plus haut disposent de cette fonctionnalité.

2) Utiliser l'inbox à bon escient

L'inbox, ou boîte de réception, c'est l'endroit par défaut où toutes les tâches capturées se retrouvent.

Certaines tâches doivent être faites à un moment précis : dans ce cas, on leur donne une date.

Sinon, on laisse les tâches "indéterminées" dans l'inbox pour décider plus tard de leur caractère prioritaire ou non.

Un bon moment pour prendre ces décisions peut être la Weekly Review dont on a parlé dans l'édition précédente.

Distinguer les moments pour capturer et ceux pour prioriser permet de prendre de meilleures décisions et gérer son temps plus efficacement.

3) Regarder chaque jour ses tâches

Dernier conseil mais pas des moindres, surtout au début de la prise en main : prendre l'habitude d'utiliser cet outil quotidiennement.

Quand on réfléchit à ce qu'on doit faire, c'est à cet outil qu'on doit se référer. Plus vous l'utiliserez, plus vous aurez confiance en sa capacité à vous aider.

Et plus vous aurez confiance en l'outil, plus il deviendra une seconde nature pour vous, comme une extension de vous-même.

Conclusion

Un outil de gestion de tâche est un allié de taille pour mieux gérer sa charge mentale.

En évitant de vous baser seulement sur votre mémoire, vous éviterez bon nombre d'oublis et votre charge mentale vous dira merci.

En retrouvant cette énergie et cette clarté, votre productivité augmente et vous gagnez en sérénité.

Tout ça, en prenant l'habitude d'utiliser un outil que tout le monde a dans sa poche.

C'est tout pour cette semaine !

Quand ça sera le bon moment, voici 3 façons dont on peut vous aider :

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À la semaine prochaine !

Baptiste.