Pour libérer sa charge mentale tout en gagnant en productivité, la Weekly Review (revue hebdomadaire) est une habitude clé.

Grâce à la Weekly Review :

vous n’oubliez plus rien car tout est noté
vous arrivez à garder le cap malgré les moments de rush
vous prenez du recul chaque semaine pour vous assurer d’avancer dans la bonne direction

Cette habitude a été formalisée par Tiago Forte, qui s’est lui-même inspiré de la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen.

Cette habitude permet de gagner en efficacité, de limiter la fatigue décisionnelle, et de développer son impact et sa carrière, sans se cramer.

On vous détaille tout ça aujourd'hui.

Les 3 principes de la Weekly Review

La Weekly Review a 3 objectifs :

Ranger son espace de travail (digital et physique)
Mettre à jour sa todo
Clarifier ses priorités de la semaine

1. Ranger

Chaque semaine, quand on travaille, du chaos s’accumule un peu partout : dans ses mails, ses notes, son navigateur, ses fichiers…

On n’y peut rien, c’est une loi de la physique. L’entropie, c’est le fait qu’un système en activité passe naturellement de l’ordre vers le chaos.

Essayer de contenir ce chaos chaque jour, c’est contre-productif. Dans le feu de l’action, on n’a ni le temps, ni l'énergie.

L’astuce : faire ce rangement chaque semaine.

En repassant sur tous les éléments qui se sont accumulés, on s’assure que rien ne nous échappe.

2. Mettre à jour

Faire sa to-do, ce n’est pas seulement se poser à son bureau le matin et réfléchir, à partir d'une feuille blanche, aux choses qu’on a à faire.

C’est en faisant ce rangement digital qu'on s'assure de penser à tout ce qu'on doit faire (et pas seulement ce dont on se rappelle).

De plus, chaque jour, de nouvelles informations arrivent à nous. Prendre le temps de les passer en revue, c’est prendre de meilleures décisions sur les actions prioritaires. Et allouer son énergie plus efficacement.

3. Clarifier

Une fois toutes les tâches notées, il faut décider ce sur quoi on va se focus pour la semaine à venir.

Certaines tâches sont urgentes, d’autres moins : tout dépend des enjeux et priorités du moment.

Se poser ces questions, c’est s’assurer d’avancer intentionnellement vers ses objectifs et ceux de son équipe.

Et que si on décide d'en bifurquer, c’est en son âme et conscience.

Maintenant, examinons en détail les 5 étapes d’une Weekly Review.

Les 5 étapes d'une Weekly Review

Une Weekly Review passe toujours par les mêmes étapes :

Mails
Calendrier
Bureau/téléchargements
Notes (digitales et papier)
Tâches

Ça permet d’être confiant sur le fait que tout est passé au peigne fin.

Ça me permet aussi de se laisser porter par le flow - et d’y prendre plaisir.

1. Mails

On débute en regardant ses boîtes mail, en commençant par le mail le plus ancien.

Le but : arriver au Graal de l’inbox zéro.

Pour chaque mail, il faut prendre une décision :

l’archiver si ça n'implique aucune action
supprimer ou se désabonner
créer une tâche si le mail nécessite une action de sa part (répondre, follow-up, lire quelque chose…)
télécharger une pièce jointe

Attention : il faut éviter de répondre aux mails, ce n’est pas le moment (sauf si ça prend moins de 2 minutes) !

2. Calendrier

Ensuite, il s'agit de passer en revue son agenda. On regarde ce qu’il s’y passe :

2 semaines dans le passé
4 semaines dans le futur

Si des actions viennent à l’esprit (relancer quelqu’un, anticiper un événement), capturer la tâche et passer à la suite.

Cette étape est utile pour garder une bonne notion du temps, en anticipant et évitant les surprises et oublis.

Bien sûr, ça nécessite d'avoir l’habitude de noter les événements importants dans son agenda en amont.

3. Bureau/Téléchargements

Repasser sur chaque élément présent sur son bureau et dans son dossier téléchargements, puis supprimer ou ranger dans le bon dossier ce qui est pertinent de garder.

Si une tâche vient à l'esprit, la capturer.

Remarque : c'est là qu'on traite les pièces jointes téléchargées dans l’étape 1 !

4. Notes

Dans son application de notes et son carnet, plein de choses ont été capturées dans la semaine.

Qu’il s’agisse d’idées, de rappels, de pensées, d’images, de sites web, de contacts…

Maintenant, c’est le moment de repasser dessus et de décider quoi en faire.

On se demande d'abord si cette note nécessite une action de notre part. Si oui, capturer une tâche. Sinon, supprimer ce qui n’est pas pertinent et ranger dans le bon dossier ce qui peut servir.

5. Tâches

On en vient à l’étape finale de la Weekly Review.

Toutes les tâches capturées lors des étapes précédentes sont maintenant prêtes à être organisées.

Qu’est-ce que je dois faire cette semaine ? Qu’est-ce qui peut attendre la semaine suivante ? Quel jour dois-je faire telle ou telle tâche ?

C’est le moment de mettre au clair sa semaine et ses priorités

En étant assuré de n'avoir rien oublié et en étant intentionnel dans ses choix.

Pour conclure

La Weekly Review n'a rien de sorcier : juste un rituel à prévoir chaque semaine et 5 étapes simples à suivre.

En étant passé par toutes ces étapes, on peut être certain que rien ne nous a échappé.

Ni ce document à envoyer à un client, ni ce reporting important à préparer, ni cet mail important auquel il fallait répondre, ni cette proposition commerciale à structurer.

Maintenant que sa semaine est prête, il te suffit de se lever chaque matin et de respecter le “contrat” passé avec soi-même : mener à bien les tâches prévues.

Tout en gardant une marge de manoeuvre pour les urgences qui surviennent.

Il n’y a pas de manière parfaite de faire une Weekly Review.

Ni de façon parfaite de s'organiser pour libérer sa charge mentale.

L’important, c’est d'avoir des rituels, et d’y prendre plaisir car on les ressent comme utiles et naturels pour soi !

C'est tout pour cette semaine !

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À la semaine prochaine !

Baptiste.