Jongler avec l'information au travail - AFAM #62

Savez-vous quel est l'élément qui pèse le plus sur notre charge mentale au quotidien ?

C'est l'information.

Nous croulons dessous : avec nos appareils toujours connectés en toutes circonstances, aucune information ne nous échappe.

À tel point qu'on parle de surcharge informationnelle (ou "infobésité") pour désigner ces sollicitations et notifications incessantes dans nos vies, qui causent du stress et nuisent à notre concentration.

Un piste de solution pourrait être une meilleure gestion de l'information au travail et avec votre équipe.

Non, ça ne sera pas une n-ième redite de la matrice urgent/important.

Aujourd'hui, on va plutôt vous proposer de catégoriser l'information de 3 manières différentes pour traiter chaque type de la meilleure façon possible.

Le but ? Vous libérer de la bande passante, gagner en sérénité et débloquer du temps pour vos sujets de fond.

Prisme n°1 : l'information chaude

Il s'agit des interactions avec vos collègues au quotidien : messages envoyés, informations échangées lors des échanges de vive-voix, en présentiel ou par visio, vos mails, votre to-do list...

Ici, l'enjeu est de distinguer communication synchrone et asynchrone.

• Pour les sujets urgents et/ou faciles à traiter, privilégiez plutôt les canaux synchrones (point de visu, téléphone, réunion...)
• Pour les sujets non-urgents et/ou complexes à traiter, privilégiez plutôt les canaux asynchrones (email, chat, doc partagé, journal de bord...)

Prenez aussi un moment pour configurer vos notifications pour que ça sonne, vibre ou bipe seulement si c'est vraiment pertinent pour vous et que le timing est adapté.

Prisme n°2 : l'information tempérée

Ici, on parle des informations qui rythment la vie de votre équipe, notamment vos réunions et points réguliers.

Beaucoup d'éléments peuvent être échangés lors de ces moments denses en informations, et certaines pourraient vous échapper, tandis que d'autres ne sont pas traitées.

Pour tirer le meilleur de ces moments synchrones en équipe, pensez à les préparer de manière asynchrone. Vous pouvez par exemple :

• créer un mémo préparatoire
• utiliser des templates pour gagner du temps
• avoir un dossier d'archivage
• avoir des documents en édition partagée

Prisme n°3 : l'information froide

Il s'agit ici des process et des livrables que vous produisez. Le but est de transformer l'information en connaissances réutilisables dans le temps.

En tant que manager, vous pouvez aider votre équipe à capitaliser sur les processus, les savoirs-faire, les plans et méthodes des livrables, les retours d'expérience (REX) et les éléments de culture d'entreprise.

La gestion des connaissances, ou Knowledge Management, fonctionne sur une logique incrémentale : les connaissances évoluent, et la version la plus récente prime. Cette démarche implique notamment :

• une arborescence commune
• une nomenclature partagée
• une responsabilisation de tous dans la production de connaissance

Partager la responsabilité est un excellent moyen d'impliquer vos collègues dans la vie de l'équipe.

Voici un schéma pour récapituler ce qu'on vient de voir.

En conclusion, la meilleure manière de reprendre le contrôle sur la surcharge informationnelle, c'est de redéfinir notre relation à l'information.

Ça va au-delà de distinguer l'urgent et l'important.

Il s'agit avant tout de catégoriser l'information correctement, et de la traiter de manière adéquate.

Et surtout, n'oubliez pas d'impliquer votre équipe dans ces réflexions de fond. Vous pérenniserez cet état d'esprit et observerez ses effets positifs sur la durée.

• Le télétravail est particulièrement en vogue dans le secteur financier avec le Work from anywhere.
• "Le futur du travail se résume en trois mots : flexibilité, courage et culture d'entreprise forte" : ce qu'il faut retenir du HR Summit en Inde.

C'est tout pour cette semaine !

Quand ça sera le bon moment, voici 3 façons dont on peut vous aider :

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À la semaine prochaine !

Baptiste