AFAM #35 - 3 temps pour un kick-off projet réussi
Qui dit rentrée dit souvent nouveaux projets.
Qui dit nouveau projet, dit lancement de projet.
Le kick-off (désolé pour l’anglicisme) est souvent vu comme une réunion comme une autre.
Pourtant, beaucoup de choses se jouent à cette étape et on n’a qu’une seule chance de faire une bonne première impression.
On vous propose aujourd’hui une trame complète à suivre pour lancer sereinement votre prochain projet avec vos collègues, partenaires et clients.
Idéal pour mettre tout le monde sur les bons rails, lever les équivoques, renforcer la confiance mutuelle et s’offrir un poste de pilotage confortable.
C'est parti !
Avant le kick-off
Comme dans beaucoup de réunions, la clé du succès est dans la préparation.
1/ Définir votre objectif
Pourquoi regroupez-vous l’équipe projet dans ce kick-off ?
Quelles décisions voulez-vous avoir pris ensemble ?
Quelles informations souhaitez-vous partager ?
Quelles inconnues voulez-vous clarifier ?
Répondez à ces questions avant d’envoyer l’invitation à vos collègues.
Une fois vos réponses écrites, sélectionnez les 3 sujets qui vous semblent prioritaires et articulez l’ordre du jour du kick off autour de ces derniers.
2/ Cartographier vos partenaires
Ici, le travail est tactique.
Il s’agit de déterminer qui vont être :
Vos sponsors : les personnes qui vont vous soutenir et dont les intérêts sont alignés avec les vôtres. On trouve souvent ici les donneurs d’ordre.
Vos détracteurs : a contrario, ce sont les personnes qui n’ont pas d’intérêt à ce que le projet arrive à bon port. Par principe de concurrence, par ressenti plus personnel. Les raisons peuvent être multiples.
Les acteurs neutres : les personnes n’ayant a priori ni interêt direct ni antonyme avec le projet.
Dresser cette cartographie, idéalement en équipe restreinte, va vous aider à préparer votre lancement :
a/ en mobilisant les sponsors, par exemple, en leur demandant d’utiliser leur influence pour mobiliser les acteurs neutres.
b/ en neutralisant les détracteurs. Par exemple, en les contactant de façon anticipée pour éclaircir les antagonismes a priori du kick off et trouver un terrain d’entente. L’idée est d’être pro-actif et de provoquer l’échange en aparté plutôt que de mettre en péril le kick off
c/ en vous focalisant sur les ingrédients clés à mettre pour mobiliser les acteurs a priori neutres. Ce sont eux qui vous faut faire basculer de votre coté.
3/ Baliser le chemin
Sur la base de vos réponses au point 1/ et des premières discussions avec vos partenaires, vous allez pouvoir imaginer une séquence d’animation autour de vos objectifs pour mobiliser les acteurs à fédérer autour.
Pendant le kick off
Voici une proposition de trame d’animation à adapter à votre contexte et aux informations glanées lors de la préparation.
Étape 1 : Accueil (5 minutes)
Remerciez vos collègues de vous avoir rejoint et rappeler l’importance du sujet du jour
Étape 2 : Icebreaker (10 minutes)
Avant de vous plonger dans l’opérationnel, faites un tour de table pour partager vos états d’esprit respectifs. Si vous manquez d’inspiration, notre générateur de questions est accessible ici.
Étape 3 : Présentation de l’Objectif (10 minutes)
Présentez l’objectif du projet et la vision du succès que vous envisagez.
Passez la parole à l’un de vos sponsors pour qu’il appuie votre message.
Étape 4 : Présentation du Plan Projet (20 minutes)
Rentrez dans le concret avec les premiers jalons à atteindre, les rôles et responsabilités de chacun.
Étape 5 : Réflexion autour des Indicateurs (20 minutes)
Ouvrez la discussion pour définir ensemble les indicateurs à suivre ensemble pour s’assurer d’avancer dans le bon sens.
Étape 6 : Exercice du Sabotage (10 minutes)
Inspiré de l’outil de facilitation appelé Speed Boat, l’exercice du sabotage consiste en un tour de table pour identifier les risques et les opportunités que chacun.e envisage à la lueur des éléments partagés.
Étape 7 : Questions ? (5 minutes)
Donnez la parole, faites preuve d’écoute, normalement les sujets importants auront déjà émergés, il s’agit de s’assurer que tout le monde est au clair des défis à relever ensemble.
Étape 8 : Prochaines étapes (5 minutes)
Récapitulez en séance et prévoyez un moment juste après la session pour préparer votre follow-up.
Après le kick off
On bat le fer quand il est chaud.
1/ L’art du bon follow-up
Envoyez un message récapitulatif dans les 24h après le kick off avec :
- un mot de remerciement
- la liste des actions avec un responsable et une date estimative de réalisation
- un rappel des objectifs du projet
- une synthèse du déroulé du kick off (avec un lien vers les documents présentés)
- la date du prochain point de contact.
Soyez concis. 10 lignes maximum.
Ajoutez des liens vers les documents de références si besoin
Vous aurez plus de chances d’être lu.
2/ Pensez au feedback individuel si besoin
Appelez vos sponsors pour les remercier de leur participation active, demandez-leur du feedback sur votre animation.
Si vous sentez que ça coince encore, rebouclez avec vos détracteurs pour délimiter vos zones d’influence respectives.
Si vous sentez d’un acteur neutre va avoir un rôle clé, prenez le temps d’une conversation directe avec elle ou lui.
3/ Tournez votre regard vers la suite.
Sur la base de la discussion que vous avez eue, imaginez tout de suite la trame de vos comités de pilotage de façon à vous focaliser davantage sur le fond que sur la forme au moment de chaque CoPil.
C'est tout pour aujourd’hui.
J’espère que cela vous sera utile.
Quand ça sera le bon moment pour vous, voici 3 façons dont on peut vous aider :
- Reprenez le contrôle de votre temps en 5 jours et en équipe.
- Rejoignez le Club Teambakery par ici (3 700 + managers ont déjà franchi le pas)
- Bookez un échange sur vos sujets Learning (3 créneaux dispo chaque semaine)
À la semaine prochaine !
Baptiste.