AFAM #34 - 3 principes clés pour organiser l'information dans son équipe

Le travail en équipe à distance génère son lot de situations frustrantes voire contre-productives.

En voici quelques unes :

Situation 1 : Vous êtes concentré sur la relecture du contrat de prestation de votre plus gros projet de l’année (changement d’ERP) et là un collègue vous appelle via teams pour vous demander si vous avez vu l’adaptateur pour le rétro et si vous ne l’avez pas embarqué la dernière fois que vous êtes venu au bureau … La réponse est non et il va vous falloir une bonne trentaine de minutes pour vous reconcentrer 🤯

Situation 2 : Vous sortez d’un Copil avec un client et ça ne s’est pas spécialement bien passé : il vous a une remarque sur le cycle de validation des maquettes : Les développeurs ont commencé à coder des écrans pas encore validés… C’est la 3e fois qu’un client vous fait la remarque ce trimestre et vous aviez pourtant passé le message aux équipes 🤯

Situation 3 : Vous accueillez ces jours-ci 3 nouvelles recrues : 2 stagiaires et une nouvelle cheffe de projet. En lisant leurs rapports d’étonnement, vous vous rendez compte de leur expérience d’intégration est finalement très peu homogène et ça génère une certaine incompréhension. Vous vous dites qu’il serait d’uniformiser tout cela et n’éviter de ré-inventer la roue à chaque arrivée dans l’équipe 🤯

Si vous vous retrouvez dans au moins l’une de ces situations, c’est qu’il est tant que repenser la manière dont vous organiser l’information dans votre équipe.

Cette responsabilité, nous allons le voir, doit être partagée, il en reste pas moins au manager d’initier cette réflexion et de montrer l’exemple.

Voyons comment s’y prendre pour stabiliser la communication, capturer l’information et bien la partager.

Catégoriser l’information pour gagner en sérénité.

Toutes les informations n’ont pas la même importance ni la même temporalité.

Je vous propose de distinguer 3 grandes familles :

1/ L’information chaude : On parle ici de toutes les interactions du quotidien.  De « Y’a plus de café dans la machine »  à « Y’a Mr Client qui a appelé, il faudrait lui faire un retour d’ici la fin de journée »

2/ L’information tempérée : Il s’agit de l’ensemble de documents et des messages qui vont donné le tempo à votre équipe. On parle aussi de rituels communs.

3/ L’information froide : c’est la connaissance agrégée par l’ensemble de vos collègues sur les expertises, les projets et le fonctionnement au sein de l’équipe.

Voyons maintenant comment traiter et orchestrer ces différents niveaux d’informations.

Organiser l’information chaude 🔥

On parle ici de la communication du quotidien. Tous les réflexes qu’on développe pour avancer ensemble et créer de la valeur. Ces réflexes qui deviennent parfois de mauvaises habitudes : lancer un call pour un sujet non urgent, solliciter quelqu’un sans s’assurer qu’on soit dispo, contacter son manager quand il y a un souci sans prendre un peu de temps pour l’analyser…

La solution dans ce cas se joue à 2 niveaux :

• Une mise à plat du choix du canal de communication selon le degré d’urgence et de complexité d’un message.
• J’ai besoin d’un go pour acheter des fournitures pour un atelier, un message sur le chat ou par SMS semble pertinent.
• J’ai besoin d’aide sur un projet client qui dérape, je prends le temps de donner du contexte dans un mail dans lequel j’expose le problème en renvoyant vers des supports de travail pertinents puis je présente l’alternative possible et je conclue en proposant un point pour avancer.
• Un travail plus individuel d’organisation de ses semaines autour d’un agenda partagé orientant vers des plages de disponibilité pour son équipe.

Les questions à se poser pour se lancer :

• Quelles sont les 2-3 règles de communication qui nous aideraient immédiatement ?
• Comment créer de la dispo pour mon équipe dans mon agenda ?

Au niveau des outils, un tableau blanc (pour clarifier les règles de communication) et votre agenda (pour organiser votre semaine) feront l’affaire.

Orchestrer l’information tempérée 🌈

Derrière le terme d’information tempérée, on regroupe tout ce qui vous permettre d’animer votre équipe autour d’objectifs communs.

On va donc retrouver :

• la feuille de route trimestrielle avec vos objectifs
• les supports de points d’équipe
• les supports de points individuels
• le supports de points projets et de CoPil
• les support d’entretiens pro et évaluation annuelle

L’enjeu notamment quand votre équipe travaille à distance est de développer une logique asynchrone dans votre communication.

Ça passe par un réflexe simple : chaque réunion est préparée avec un document partagé à l’initiative de l’organisateur de la réunion.

Par exemple :

• Le manager pour le point d’équipe et la feuille de route (construite en équipe)
• Le collaborateur pour le point individuel
• Le chef de projet pour le CoPil

Par ailleurs, chaque occurence de ces rendez-vous fait l’objet d’un nouveau document, cela permet de garder une trace des engagements des différentes parties.

Pour faciliter ce travail, il est pertinent de se reposer sur des templates duplicables rapidement (vous en avez à votre disposition dans le Club Teambakery).

Les questions à se poser pour se lancer :

• Comment uniformiser nos gabarits de documents de réunion ?
• Est-ce que tout le monde est ok sur qui est responsable de quel support ?

Au niveau des outils, les suites Microsoft Office et Google Workspace font le job.
De notre coté, on utilise Notion qui est + agréable (point de vue totalement subjectif).

Capitaliser sur l’information froide ❄️

On parle aussi ici de base de connaissances ou knowledge base qui va vous permettre de capitaliser sur l’expérience emmagasinée par votre équipe.

On retrouve en général ici :

• des processus internes (demandes de congés, intégration…)
• des méthodes pour gagner en confort et en efficacité sur les projets
• des retours d’expérience projets

Le réflexe à prendre ici est de commencer à documenter toutes les choses qu’on va être amener à faire de façon récurrente.

Contrairement à l’information tempérée, ici, seule la dernière version en date est intéressante : elle est souvent construite par strates successives au fil des essaies, des erreurs et des apprentissages.

Ce travail de documentation est interessant à partager : il responsabilise vos collègues même les plus juniors, témoignent de la confiance et impliquent chacun dans la construction de l’équipe.

Dans certains cas, il peut aussi aller de pair avec des trajectoires de carrières : certains vont s’orienter vers l’orchestration projet, d’autres vers l’expertise et donc la montée en compétence de l’équipe.

Les questions à se poser pour se lancer :

• Quels sont le sujets qu’on va être amener à traiter plusieurs fois cette année et sur lesquels on aimerait éviter de refaire les mêmes erreurs ?
• Comment responsabiliser chacun sur un domaine de connaissance ?

Au niveau des outils, là encore, rien d’original, Office, Workplace et Notion offre tout ce qu’il faut pour passer à l’action.

En résumé :

1/ Pensez à segmenter l'information dans votre équipe en 3 catégories :

Info Chaude 🔥 : la manière dont on communique au quotidien

Info Tempérée 🌈 : les rituels qui donner le tempo et nous permettre d'atteindre nos objectifs

Info Froide ❄️ : Tout ce qui peut nous permettre de ganger du temps et du confort et de capitaliser sur nos expériences.

2/ Traiter chaque type d'information de la bonne manière :)

C’est tout pour aujourd’hui,

J’espère que cela vous sera utile.

Quand ça sera le bon moment pour vous, voici 3 façons dont on peut vous aider :

1. Reprenez le contrôle de votre temps en 5 jours et en équipe.
2. Rejoignez le Club Teambakery par ici (3 700 + managers ont déjà franchi le pas)
3. Bookez un échange sur vos sujets Learning (3 créneaux dispo chaque semaine)

À la semaine prochaine !

Baptiste.