AFAM #25 : Réunions utiles : 10 recettes pratiques pour les éviter (et de vous assurer que celles qui restent soient efficaces)
80% des réunions ne servent à rien.
Sans tomber dans le « no meeting policy », voici 10 façons simples de privilégier la qualité à la quantité.
A. Niveau Starter
#1 Prendre son temps avant de poster sur le chat
Slack ou Teams, donnez du contexte à vos collègues (Contexte, Action demandée, Deadline). Ils vous répondront + vite et ça évitera les allers-retours. Et le besoin de s’appeler.
#2 Commenter les fichiers partagés
Superbe alternative à l’email, le fichier de travail partagé en mode édition est l’un des meilleurs outils pour savoir exactement sur quel partie du document vos collègues vous attendent
#3 Écrire l’ordre du jour avant d’envoyer une invitation à une réunion
Chaque invitation doit contenir un ordre du jour en pièce jointe ou dans le corps de l’invitation. Faire cet exercice c’est a minima vous assurer que vous serez prêts et que les participants savent sur quoi ils sont attendus. Au mieux, c’est vous questionner sur l’utilité de la réunion. Et ça c'est du temps gagné.
#4 Tenir son journal de bord
Notez tous vos sujets à traiter en synchrone avec vos collègues et questionnez leur niveau d'urgence. Alimenter ainsi en continu le contenu de vos futurs points est un gain de temps de préparation considérable.
B. Niveau Intermediate
#5 Utiliser les sondages
Prendre le pouls avant un meeting important ou une décision à prendre permet d’impliquer vos collègues et de cadrer la participation de chacun.
#6 Rédiger un mémo
Un document d’une page max. dans lequel on a pris le temps de synthétiser les informations dont on dispose et détaille les choix possibles va débloquer une situation et donner un cadre pour que vos échanges soient constructifs.
#7 Opter pour les daily stand up
Quand c’est un peu chaud et que la deadline est proche, 5 minutes chrono chaque matin pour se donner de la visibilité (ma victoire, mon blocage, ma demande spéciale) c’est + efficace qu’un CoPil de 1h30.
#8 Dire non, mieux et + souvent
Peut-être le conseil le + difficile du jour. Pourquoi ? On n’est pas conditionné à ça.
Et pourtant que c’est tellement utile. Il y a plein de bonnes raisons de dire non : pas le bon moment, pas la bonne personne,pas la priorité du moment. Faites attention à séparer vos émotions (enervement souvent) et des faits (2 sujets en concurrence = besoin de prioriser)
C. Niveau Expert
#9 Automatiser la remontée d’information
Aller chaque semaine récupérer et compiler l’information au même endroit et bloquer 10 minutes de réunion d’équipe pour simplement la partager, c’est pas idéal. Il existe un multitude d’outils pour connecter vos applications (je pense à Zapier mais les suites Office ou Suite sont déjà super bien pensées). On est allé sur la lune avec moins de puissance de calcul que ce que vous avez entre les mains, vous devriez y arriver 😉
#10 Envoyer des message vocaux 🔊
Réservé aux experts car à utiliser avec parcimonie. En effet, ça demande souvent beaucoup de temps de traitement au destinataire que l’écrit. Cependant Idéal pour donner un peu de chaleur et rebooster tout le monde en début de semaine.
En résumé, faire de l’asynchrone le mode par défaut c’est moins de réunion ET de bien meilleures réunions.
C’est tout pour aujourd’hui,
J’espère que cela vous sera utile.
Quand ça sera le bon moment pour vous, voici 3 façons dont on peut vous aider :
- Reprenez le contrôle de votre temps en 5 jours et en équipe.
- Rejoignez le Club Teambakery par ici (3 700 + managers ont déjà franchi le pas)
- Bookez un échange sur vos sujets Learning (3 créneaux dispo chaque semaine)
À la semaine prochaine !
Baptiste.