Une équipe de 8 personnes passe en moyenne 32 jours par an à se synchroniser, pour quel résultat ? Des tours de table à rallonge pendant lesquels les sujets urgents sont souvent traités au même niveau que des informations plus anecdotiques.

Si vous souhaitez faire prendre conscience à vos collègues du temps perdu en réunion, proposez-leur ce rapide test. Que vous soyez manager ou non, voici 7 idées pour vous aider à repenser votre organisation et gagner en sérénité.

Définir l'objectif et le communiquer

Pourquoi souhaitez-vous vous réunir ? Quel est l'objectif de votre réunion ? Derrière ces questions un brin provocatrices, une ambition : vous questionner avant de mobiliser du temps et de l'énergie chez vos collègues. Par ailleurs, communiquer votre objectif avant et en début de réunion est un excellent moyen de fédérer l'équipe et mettre tout le monde au même niveau avant d'entamer la discussion.

Inviter les bonnes personnes

La tendance naturelle serait d'inviter un maximum de personnes afin que tout le monde soit au courant de ce qui se décide. La réalité est toute autre : Plus on est nombreux moins les échanges sont constructifs et l'agenda facile à suivre (digressions + droit de réponse = planning qui explose). Aussi, choisissez méticuleusement les participants pour leur capacité à synthétiser et à arbitrer sur le sujets à faire avancer.

Proposer une plage horaire de 20 minutes par défaut.

Nous l'avons vu plus haut, une réunion est extrêmement consommatrice en ressources pour les individus et l'organisation. Une réunion de 20 minutes bien préparée est souvent plus efficace qu'un point de 1h30 sans rythme. C'est également un engagement vis-à-vis des participants : les mobiliser un minimum de temps pour un maximum d'impact. Si le sujet à aborder est très dense, doubler la durée (40 minutes) mais pas plus, en delà, le cerveau humain n'arrive plus à rester concentré.

Préparer l'agenda en amont

Une réunion efficace est une réunion préparée. De la même façon qu'il est important de communiquer l'objectif de votre point, il est aussi primordial de construire et d'envoyer un agenda avant la réunion. Le gabarit standard est une séquence de points à couvrir, généralement classés en 3 catégories :

  • Décisions : les sujets pour lesquels une décision doit être prise en séance. Ex: lancement de la nouvelle campagne marketing, opportunité commerciale à saisir.
  • Besoins d'aide : les sujets sur lesquels un ou plusieurs de vos collègues requièrent expertise ou assistance pour avancer correctement sur leurs projets. Ex : besoin d'un développeur pour débugger un projet client, support commercial pour un client souhaitant une évolution.
  • Informations : les sujets plus génériques intéressant à porter à connaissance de votre équipes. Ex : n'oubliez pas vos feuilles de temps, un all-hands est prévu mardi prochain.

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Privilégier l'écrit

En complément de l'agenda envoyé en amont, il est pertinent de rédiger un mémo d'une page, soit global à la réunion, soit relatif à chacun des points à arbitrer (Décisions) et le lire à voix basse en début de séance. Cette technique, popularisée par le management d'Amazon, a un double intérêt :

  • inciter le porteur du sujet à formaliser les informations de contexte, de blocage et de préconisation avant de déclencher une réunion;
  • synchroniser chacune des parties prenantes en leur donnant le même niveau d'information a priori de l'échange et de la prise de décision.

Rester debout

Héritage des stand-up meetings des équipes produit et technique, la réunion "debout" est en cohérence forte avec l'ambition d'efficacité : il est compliqué de rester debout statique plus de 20 minutes. Par ailleurs, c'est un excellent moyen de focaliser l'attention sur les sujets à traiter : En effet, débout, il est plus difficile de vérifier ses notifications discrètement sur son téléphone et quasiment impossible d'ouvrir son ordinateur portable. Enfin, la position débout est plus naturelle chez les êtres humains, la circulation sanguine est meilleure et notre cerveau mieux oxygéné qu'assis, on est donc enclin à avoir de bonnes idées.

Améliorer votre organisation de réunion

À la fin de chacune de vos réunions, pensez à surveiller votre R.O.T.I. (Return On Time Invested) : Il s'agit d'un tour de table rapide (1 minute) pour récolter du feedback sur la gestion de la réunion (la forme puis le fond). L'objectif est de proposer des changements progressifs (si l'approche est très traditionnelle dans votre organisation, on vous déconseille de mettre en oeuvre toutes ces idées du jour au lendemain) et de mesurer directement leur degré d'adoption par vos collègues.

Enfin, évitez les rendez-vous récurrents (à l'exception des points de synchronisation en petit comité dont la préparation peut être en grande partie automatisée) pour vous contraindre à préparer correctement chaque réunion et éviter d'être dépassé par le rythme des échéances.

En conclusion, il n'existe pas une seule bonne façon d'organiser vos réunions, celles-ci dépendent de votre contexte de travail, du rythme lié à votre activité ainsi que des personnalités présentes dans votre équipe. En revanche, les techniques présentées ci-dessous ont démontré leur efficacité et permettent d'améliorer drastiquement la communication, condition sine qua non à une bonne collaboration.

À vous de jouer !

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