Le rythme et la communication sont des rouages essentiels de la vie d’équipe.

Si en mode hybride, on se voit moins, il est tout de même nécessaire de régulièrement se retrouver.

Pour se resynchroniser et maintenir un bon niveau de cohésion.

Mais comment organiser nos rendez-vous et être certain qu’ils soient efficaces.

Et surtout qu’ils ne passent pas à la trappe à la première urgence venue ?

Ces interrogations sont partagées par la plupart des managers qui font attention à leurs collègues.

"On se sent débordé et cela a un impact négatif sur notre équipe"

Quand on interroge les managers sur leurs difficultés au quotidien, le sentiment de manque de temps revient systématiquement en tête des problématiques (60% des répondants).

En creusant un peu, on constate que plus de 72% des managers déclarent passer une heure avec toute leur équipe chaque semaine et 70% voient individuellement chacun de leurs collaborateurs pour une durée moyenne de 45 minutes.

C’est en réalité beaucoup.

Étant donné le caractère précieux de notre temps disponible, il semble intéressant de chercher à adapter des dispositifs classiques au contexte de travail dans lequel nous évoluons.

Ne pas calquer un modèle mais plutôt se l’approprier et le faire évoluer avec son équipe.

Et surtout se poser la question suivante avant de réunir tout ou partie de son équipe : quel est mon objectif à travers ce moment ensemble ?

Nous vous proposons ici un tour d’horizon non-exhaustif de formats de rendez-vous d’équipe pertinents pour avancer sereinement avec vos collègues.

Cette synthèse est aussi un retour d’expérience de l’accompagnement d’une centaine de jeunes managers via le Club Teambakery ayant pris leur poste en plein confinement.

Nous détaillerons ici pour chaque rituel :

  • l’objectif,
  • la fréquence,
  • la durée,
  • le format des documents de travail,
  • les points d’attention particuliers à distance.

À vous de les adapter à vos contraintes et vos besoins.

Les rendez-vous indispensables pour donner le tempo

Le point hebdomadaire

Fréquence : hebdomadaire (sic)
Durée : 45 à 60 minutes

Ce moment ensemble correspond en général au démarrage de la semaine.

Il permet de resynchroniser tout le monde, d’observer ce qui a bien et moins fonctionné ces derniers temps et de se projeter ensemble dans la semaine à venir.

C’est aussi l’occasion pour le manager de faire passer ses messages.

Au niveau du déroulé, il est intéressant de stabiliser une séquence d’animation stable d’une semaine à l’autre (vous gagnerez du temps de préparation).

Ainsi débuter par une prise de parole de la ou du manager porte un message clair et fédérateur.

Accueillir vos collègues et revenir sur une action, une observation et en tirer un enseignement pour l’équipe.

Un comportement ou une bonne pratique à renforcer ou au contraire une mauvaise expérience qui vous permet de tirer des leçons en matière d’organisation ou de réflexes à prendre.

Par exemple, si on sort d’une grosse semaine de production, vous pouvez féliciter l’équipe pour son implication en chiffrant exactement le volume de sujets traités.

Si vous n’avez pas de message à porter certaines semaines, vous pouvez aussi attaquer votre point hebdomadaire par une nouvelle qui peut intéresser l’équipe.

De la veille sur votre domaine, une innovation technologique qui peut avoir un impact sur votre métier, un nouveau process dans une partie de l’organisation….

De quoi attiser la curiosité de vos collègues et s’ouvrir l’esprit avant de plonger dans l’opérationnel.

Dans un second temps, revenez sur les victoires et les apprentissages de l’équipe la semaine passée.

On vous conseille de rassembler ces éléments d’information avant votre point hebdomadaire.

Proposez par exemple à vos collègues de vous envoyer ces nouvelles par chat en asynchrone en fin de semaine.

Avec toujours le même format :

  • la nouvelle (faits, chiffres)
  • l’apprentissage pour l’équipe

Simple, efficace, structuré.

Vient ensuite le moment de se lancer dans la semaine.

Pour cette étape, gardez en tête de partager :

  • les temps forts de la semaine : livraison clients, soutenance, arrivée, départ, team building, assurez-vous que chacun ait une vision globale de la vie de l’équipe.
  • les priorités de chaque collègue : pas besoin d’un tour de table complet mais vérifiez que chacun a bien mis à jour ses priorités de la semaine dans votre fichier partagé. Vous pouvez donner la parole à vos collègues ayant des sujets chauds, ça peut favoriser l’entre-aide.

Concluez sur un moment plus participatif : demandez du feed-back, posez une question ouverte.

Cela a l’avantage de mettre vos collègues dans une posture active pour bien attaquer la semaine !

Exemple : on vient de finir le nouveau espace Carrières de notre site, on est preneur de votre feed-back avant de lancer la communication.

Au niveau de la préparation, ayez une trame (powerpoint ou google slides) toujours à portée de clic reprenant les grandes sections présentées plus haut :

  1. Accueil et message
  2. Veille
  3. Victoires & Apprentissages
  4. Temps forts et priorités
  5. Demande de feed-back

Ainsi à chaque fois que vous voyez passer un sujet intéressant, faites une capture d’écran et copiez-la dans le document.

La préparation n’en sera que plus fluide.

Ce format de point hebdomadaire fonctionne très bien sur site, comme à distance.

2 points d’attention toutefois pour mode distanciel:

  • veillez à bien accueillir les personnes à distance en les saluant et en leur proposant l’allumer leurs cameras
  • évitez au maximum les tours de table qui prennent beaucoup de temps et altèrent le coté dynamique de ce démarrage de semaine.

Le point individuel

Fréquence : à affiner selon la séniorité - hebdomadaire pour les juniors, mensuelle pour le plus seniors
Durée : 30 à 45 minutes

Si le point hebdomadaire est le moment du manager, le point individuel est bien celui du collaborateur.

Il permet de suivre les sujets du moment et plus particulièrement de clarifier l’ensemble des points sur lequels le collaborateur a besoin de vous.

Il convient donc de bien le préparer.

Car en vérité, un bon point individuel commence avant même la réunion.

Pensez à créer un document partagé en amont.

Préparé par le collaborateur qui de façon très synthétique, ce dernier va revenir sur les sujets en cours et expliciter les zones sur lesquelles il a besoin d’un arbitrage, d’une décision ou d’un coup de main.

Un format simple avec des listes à puces catégorisées par projets ou par domaine de compétences du collaborateur.

Au niveau logiciel, choisissez ce que vous avez l’habitude d’utiliser : Word partagé, google doc, notion … peu importe.

L’important c’est de le partager en continu.

Cela permet au manager de débloquer le collaborateur avant même de se voir, d’arriver préparé en réunion et se concentrer sur les bons sujets quand on se voit.

Au niveau du déroulement, commencez par un vrai «comment ça va ?»

Laissez votre collègue vous donner son feed-back, vous expliquer ses satisfactions, ses doutes, ses peurs.

Passez ensuite aux points opérationnels à voir ensemble en vous concentrant sur les actions à mener pour débloquer votre collègue.

Vous pouvez aussi rebalayer ensemble les priorités de votre collègues.

Assurez-vous qu’elles sont bien alignées avec les objectifs de l’équipe et que son plan d’actions est bien en phase avec celles-ci.

Enfin, si vous avez un feed-back à faire à votre collègue, une observation que vous avez faite, gardez-le pour la fin de l’échange.

Encore une fois, le point individuel est le moment de votre collègue.

À distance, le point individuel est nécessairement moins complet qu’en face-à-face.

On a moins de retours sensibles sur les émotions et les non-dits.

Il faut donc être vigilant à sa qualité d’écoute et être pleinement présent pour sa ou son collègue.

Pensez à couper vos mails ou vos notifications pendant la durée de l’entretien 😉

Les rendez-vous utiles pour développer la confiance

La plénière

Fréquence : bimensuelle ou mensuelle
Durée : 30 minutes

Rendez-vous moins régulier, la plénière permet à un réalignement de l’équipe à une échelle plus globale.

La plénière vient souvent lancer une rentrée, un début d’année ou de trimestre.

L’ensemble de l’équipe est réunie et la plénière débute par une prise de parole descendante d’un ou deux managers.

L’occasion de partager les grandes nouvelles qui vont impacter l’équipe au sens large : levée de fonds, projets gagnés, nouvelles offres.

Un temps pour revenir sur 2 ou 3 indicateurs et donner une tendance sur la performance générale.

Pensez à illustrer ces messages par des témoignages clients ou collaborateurs pour les rendre plus accessibles et plus digestes.

Enfin, pensez à conserver un temps d’échange type questions/réponses pour vous assurer de la bonne transmission des informations.

Attention à distance, il s’agit d’inclure les personnes non physiquement présentes, par exemple, en leur donnant en priorité la parole lors des questions/réponses.

Le partage entre pairs

Fréquence : hebdomadaire
Durée : 30 à 45 minutes

Ce peut être un café, un déjeuner ou encore un moment de travail à 4 mains sur un clavier, peu importe le format mais partagez vos expériences, vos petites victoires ou vos challenges du moment en binôme.

Il existe une multitude d’outils permettant de créer rapidement des paires donc plus d’excuse pour ne pas ritualiser ce moment d’entre-aide.

Ce rituel est particulièrement intéressant lorsque l’équipe travaille à distance.

En effet, on observe souvent des problèmes de silos d’informations en télétravail : chaque collègue collabore activement avec les personnes impliquées sur ses projets et on perd tous les moments d’échanges informels qu’on a naturellement sur le même site.

Attention toutefois à bien le borner dans le temps.

Idéalement, fixez le même créneau de partage à l’ensemble des binômes pour rester efficace.

La rétrospective

Fréquence : mensuelle

Durée : 60 minutes

Grand oublié de la collaboration en entreprise, ce temps est primordial à l’apprentissage collectif et à la construction d’une culture commune.

Il s’agit de revenir sur les moments-clés du projet, les défis, les impasses, les solutions innovantes, les enseignements… cet ensemble de connaissances acquises doit permettre d’améliorer non seulement l’efficacité opérationnelle mais surtout les compétences de chacun et la complémentarité de l’équipe.

Par ailleurs, ces échanges sont l’occasion d’ancrer certains réflexes.

Au niveau du format, il existe plusieurs façons de mener cet échange.

Nous vous conseillons de sonder votre équipe sur un thème ou un projet précis à travers 3 questions :

  • concernant ce sujet, que doit-on arrêter de faire ?
  • concernant ce sujet, que doit-on conserver car ça fonctionne très bien ?
  • concernant ce sujet, que doit-on commencer à faire pour améliorer les choses ?

Ces 3 questions sont suivies d’un échange à l’issue duquel l’équipe s’engage sur un nombre limité d’actions.

En n’oubliant pas de nommer un responsable pour suivre chacune d’entre elles.

Lorsque vous animez une retrospective à distance, faites attention à bien distribuer la parole et éviter les monologues.

Une routine pour renforcer la solidarité (bonus)

Le Co-développement ou partage de problématique

Fréquence : hebdomadaire
Durée : 45 à 60 minutes (à bien suivre)

Le partage de problématique prend la forme d’une réunion sans agenda.

Un membre de l’équipe prend la parole et expose sa problématique du moment sur laquelle elle ou il bloque.

Dans un premier temps, les autres membres de l’équipe le questionnent pour bien cerner les enjeux et le contexte de la situation.

Ils proposent ensuite un regard externe, la façon dont ils auraient procéder, partagent des retours d’expériences semblables.

La ou le porteur de la problèmatique synthétise sa compréhension de leur apport et valide avec ses collègues un plan d’actions pour avancer sur le sujet.

Ce rituel est à la fois simple à animer (peu de préparation) et complexe à mettre en place (accepter sa vulnérabilité et éviter le jugement).

Nous vous conseillons, à distance comme en présentiel, de ne pas être présent en tant que manager ou alors d’amener vous-même une problématique.

En effet, la présence de la personne porteuse de l’autorité peut brider les échanges : on se livre moins, on attend de vous la solution, on se range de votre côté quand vous prenez la parole.

Encore une fois, cette liste n’est ni exhaustive ni exclusive.

Elle constitue un premier ensemble de points de contact utiles, issus de nos recherches et de nos discussions avec des équipes de tailles et de domaines très variés.

Dont le point commun est de partager une vision du travail en équipe comme moteur de l’efficacité opérationnelle et du développement de leurs organisations.

Chacun de ces formats fonctionne d’autant mieux qu’il est bien cadré : agenda calé à l’avance, ordre du jour par défaut établi, etc.

Pour finir, ayez en tête que ce sont la régularité de vos rendez-vous et la cohérence entre vos intentions et vos actes que permettent d’améliorer les choses, semaine après semaine.

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